KI-Sprachagent für Field Reporting
für Clausmeyer GmbH & Co. KG
50 Außendienstler riefen nach jedem Marktbesuch den Innendienst an. Chronische Überlastung, Datenverlust, liegengebliebene Anfragen. Jetzt erledigt KI-Sprachagent „Wilhelm“ CRM-Pflege, Liefernachfragen und To-Dos automatisch per Anruf vom Auto aus.
Testimonial Video mit Carsten Schürmann
Das Problem
Die Ausgangslage
Clausmeyer hat rund 50 Außendienstmitarbeiter, die täglich Märkte im Lebensmitteleinzelhandel besuchen. Nach jedem Besuch mussten sie den Innendienst anrufen. Während der Fahrt zum nächsten Markt. Der Innendienst war chronisch überlastet: manuell Kontakte suchen, E-Mails schreiben, Daten im System aktualisieren. Informationen gingen verloren, Partner-Nachfragen blieben liegen.
Die Lösung
Was wir gebaut haben
„Wilhelm": ein Voice Agent, den die Mitarbeiter einfach anrufen. Vom Auto aus, während der Fahrt zum nächsten Kunden. Wilhelm versteht das Anliegen, greift auf die Datenbank zu und erledigt den Rest.
- Automatische Marktidentifikation über Suche (Name, Stadt, Straße) aus der gesamten Marktdatenbank
- Liefernachfragen an Industriepartner mit automatischer E-Mail und Ticket-System
- Listungen hinterlegen, Neukunden melden, Besuchsanzahlen ändern
- To-Dos an Kollegen delegieren per Sprachbefehl
- 24h-Erinnerungssystem: Automatische Nachfass-Mail wenn Partner nicht antwortet
- Control Center Dashboard für den GF: KPI-Karten, Anrufanalyse, Team-Statistiken
- Bis zu 20 gleichzeitige Anrufe, rollenbasiertes Verhalten
“50+ Außendienstmitarbeiter erledigen ihre Dokumentation jetzt vom Auto aus. Per Anruf. Produktiv in wenigen Wochen.”
Carsten Schürmann (GF/PO)
In ca. 1 Monat entwickelt und live genommen
Deep Dive
Field Reporting: Das unterschätzte Problem im Außendienst
Jemand ist unterwegs. Tut etwas vor Ort. Muss danach dokumentieren. Dieses Muster betrifft Hunderttausende Außendienstmitarbeiter in Deutschland. Und fast überall läuft die Dokumentation noch manuell.
Warum Dokumentation im Außendienst so schlecht funktioniert
Der Alltag im Außendienst sieht überall gleich aus: Kundenbesuch fertig, ab ins Auto, zum nächsten Termin. Was gerade besprochen wurde, soll ins CRM. Aber das Smartphone im Auto bedienen? Unpraktisch. Sprachmemos aufnehmen und später abtippen? Vergisst jeder. Abends nach Feierabend alles nachtragen? Passiert nicht.
Das Ergebnis: CRM-Daten sind lückenhaft, Informationen gehen verloren, Follow-ups werden vergessen. Nicht weil die Leute schlecht arbeiten. Sondern weil die Dokumentation nicht zum Arbeitsalltag passt.
Voice löst genau dieses Problem
Hände frei, Augen auf der Straße. Ein Anruf während der Fahrt, und die Dokumentation ist erledigt. Kein Tippen, kein Nachtragen, kein Vergessen. Das CRM aktualisiert sich automatisch, Aufgaben werden delegiert, Partner werden kontaktiert.
Anwendungsbereiche
Nicht nur Vertrieb. Jeder, der unterwegs dokumentieren muss.
Vertriebsaußendienst
FMCG, Großhandel, Industriebedarf, Pharma
Nach jedem Kundenbesuch: CRM aktualisieren, Besuchsberichte schreiben, Follow-ups anlegen, Liefernachfragen an Partner senden. Per Anruf vom Auto aus, in einer Minute erledigt.
- CRM-Updates per Sprachbefehl
- Automatische Besuchsberichte
- Aufgaben delegieren an Kollegen
- Liefernachfragen mit automatischer E-Mail
Validiert mit Clausmeyer (50+ Außendienstler)
Service-Techniker
Wartung, Installation, Field Service
Nach jeder Wartung oder Reparatur: Servicebericht diktieren, Ersatzteile dokumentieren, Zeiterfassung abschließen. Hände schmutzig? Kein Problem. Voice funktioniert auch auf der Leiter.
- Serviceberichte per Anruf diktieren
- Ersatzteil-Dokumentation automatisiert
- Zeiterfassung ohne manuellen Eintrag
- Folgetermine direkt im System
Gleiche Technologie, anderer Anwendungsfall
Clausmeyer ist der Beweis, dass es funktioniert
50+ Außendienstmitarbeiter nutzen das System täglich. Im Auto, zwischen Kundenbesuchen, während der Fahrt. Das CRM ist zum ersten Mal vollständig. Anfragen an Industriepartner werden automatisch versendet. Der Innendienst ist entlastet.
Das ist kein Pilotprojekt mehr, das in der Schublade liegt. Das ist ein System, das jeden Tag im Einsatz ist. Und die Ergebnisse zeigen: Field Reporting per Voice funktioniert nicht nur bei Clausmeyer. Es funktioniert überall dort, wo Menschen unterwegs arbeiten und danach dokumentieren müssen.
Für Unternehmen mit Außendienst
Haben Sie ein Team, das unterwegs dokumentieren muss?
Wir suchen gezielt nach Unternehmen mit Außendienstteams, die das gleiche Problem haben. 30 Minuten reichen, um zu klären, ob Voice Reporting bei Ihnen funktioniert.
Gespräch buchenIhr Projekt könnte ähnlich aussehen.
30 Minuten. Wir hören zu und sagen ehrlich, ob wir helfen können.
Gespräch buchen